Klachtenprocedure

1. Waarom een klachtenprocedure?

Gremio Vitalis Academy B.V. is een organisatie die professionaliteit, betrouwbaarheid en servicegerichtheid hoog in het vaandel heeft staan. Wij stellen het op prijs als u tevreden bent over onze dienstverlening. Maar ook als u dat niet bent horen wij dat graag. Het doel van de klachtenprocedure is u de gelegenheid te geven uw klacht aan ons kenbaar te maken, zodat kan worden gekeken of er een oplossing mogelijk is. Daarnaast is de klachtenprocedure voor ons een instrument om de kwaliteit van onze dienstverlening te meten en deze verder te verbeteren. Uw klacht wordt dus door ons op prijs gesteld!

2. Hoe kunt u een klacht indienen?

Een klacht moet schriftelijk worden ingediend. De makkelijkste manier om een klacht in te dienen is per post:
Gremio Vitalis Academy B.V.
t.a.v. mevrouw A.H.L. Romme
Vughterweg 15
5211 CJ ’s-Hertogenbosch

Klachten worden alleen in behandeling genomen als deze zijn voorzien van uw gegevens, adres en de datum van de melding.  Omschrijf u klacht zo duidelijk mogelijk. Wij gaan ervan uit dat u, voordat u een klacht indient, eerst hebt geprobeerd het probleem op te lossen met een van onze medewerkers. Uiteraard zal er zorgvuldig worden omgegaan met de door u verstrekte gegevens en regelgeving ten aanzien van privacy in acht worden genomen.

3. Hoe werkt de klachtencommissie?

Uw klacht wordt behandeld door de klachtencommissie, waarvan de heer Weyers voorzitter is. De klachtencommissie bestaat uit de directieleden van Gremio Vitalis B.V. Gremio Vitalis B.V. is bevoegd om al dan niet een externe partij aan te wijzen bij de behandeling van uw klacht.

De klachtencommissie heeft als doel individuele klachten te beantwoorden en indien mogelijk te zoeken naar een oplossing. De klachtencommissie kan daarnaast aanbevelingen doen voor verbetering van de dienstverlening van Gremio Vitalis Academy B.V. Een klacht zal altijd vertrouwelijk worden behandeld.

De ontvangst van uw klacht wordt binnen twee weken na ontvangst aan u bevestigd. De klachtencommissie moet uw klacht binnen vier weken na bevestiging hebben afgehandeld. Als er een langere tijd nodig is om onderzoek te doen, stelt de klachtencommissie u hiervan binnen deze vier weken op de hoogte en zal er een indicatie afgegeven worden wanneer u uitsluitsel kunt verwachten.

U ontvangt een gemotiveerde beoordeling van uw klacht en de eventuele maatregelen die Gremio Vitalis Academy B.V. naar aanleiding van de bevindingen heeft ondernomen. U kunt in beroep gaan tegen de beoordeling van de klachtencommissie. Gremio Vitalis Academy B.V. zal dan de klacht aan een onafhankelijke derde voorleggen, te weten Mr. D.I.J. Snijders van Snijders Advocaten (Vughterweg 74, ’s-Hertogenbosch), om langs de weg van arbitrage een oplossing te vinden. De eventuele consequenties van het oordeel van deze derde is bindend voor Gremio Vitalis Academy B.V. en zullen door Gremio Vitalis Academy B.V. snel en adequaat worden afgehandeld. Klachten en de wijze van afhandeling worden geregistreerd en voor de duur van 2 jaar bewaard.